La página ERP

La página ERP decide qué entrega Conta Finance a tu sistema contable. Conta Finance escribe tu registro como asientosEl registro de una transacción en el sistema contable: un cargo y un abono por cada movimiento.: un asiento por cada transacción y uno por cada agrupaciónUna regla que junta muchos movimientos pequeños, como comisiones, en un asiento por periodo para el sistema contable.. Los envía a QuickBooks Online o a Holded, o los exporta como archivo para cualquier otro ERP (ERP universal).

Con acceso Solo lectura, puedes abrir y leer todas las pestañas. Para conectar, configurar, cambiar las reglas y la configuración, y enviar, necesitas acceso Lectura y edición. Para enviar a QuickBooks Online, necesitas además una conexión propia. Holded funciona con una sola API key para toda la organización, así que no necesitas una conexión propia: si hay una clave guardada, puedes enviar. Consulta Roles y niveles de acceso.

Un solo ERP a la vez

Una organización trabaja con un solo ERP a la vez. Mientras no hay ninguno configurado, la página muestra una tarjeta para cada ERP: QuickBooks Online, Holded y el ERP universal. Cada tarjeta tiene una marca, una línea sobre el ERP y su estado: Sin conexión para QuickBooks Online y Holded, y Sin configurar para el ERP universal. Selecciona una tarjeta para abrir ese ERP y después conecta QuickBooks Online o Holded, o configura el ERP universal. Hasta entonces, Todos los ERP te devuelve a las tarjetas.

Cuando hay un ERP configurado, ERP en el menú lateral lo abre directamente. La página no vuelve a mostrar las tarjetas, y un enlace al otro ERP abre el que configuraste. La cabecera muestra la marca y el nombre del ERP. Para cambiar de ERP, de empresa o de moneda de la contabilidad, consulta Desconfigurar el ERP.

A QuickBooks Online y a Holded se les llama por su API. QuickBooks Online se conecta con una página de inicio de sesión de Intuit, y cada persona se conecta con su propio usuario. Holded se conecta con una API key que es de toda la organización. Consulta Conectar QuickBooks Online y Conectar Holded. El ERP universal trabaja con archivos: importas tu plan de cuentas y exportas el diario para importarlo. Consulta Usar el ERP universal.

Las pestañas

La página se abre en Reglas. La primera vez, recorre las pestañas de izquierda a derecha.

Reglas

En la parte superior de la pestaña están las credenciales de la app: el ID de cliente, el secreto de cliente y el entorno de la app de Intuit que registró la organización, y la URI de redirección que hay que registrar en ella. Debajo, la tarjeta de conexión muestra la empresa. Consulta Introducir las credenciales de la app. La organización envía a una sola empresa, y cada persona se conecta a ella con su propio usuario de Intuit. Antes de que se conecte nadie, la tarjeta ofrece Conectar QuickBooks Online. Después, muestra a todos la empresa de la organización. Cuando estás conectado, también muestra Desconectar. Cuando no lo estás, vuelve a ofrecer Conectar QuickBooks Online, y puedes leer las demás pestañas sin conexión.

En Holded, la tarjeta tiene un formulario donde pegas una API key, eliges la moneda de tu contabilidad y, si quieres, pones nombre a la empresa. Después de conectar, muestra la empresa, la moneda y el final de la clave. Desconectar elimina la clave para toda la organización. En el ERP universal, la tarjeta muestra la moneda de tu contabilidad. No hay conexión que hacer.

Debajo, la tarjeta Plan de cuentas cuenta las cuentas contables y las clases entre las que eligen las reglas, y dice cuándo cambió la copia por última vez. Es la misma tarjeta para los dos ERP, y sus botones dependen de lo que puede hacer el ERP:

• En QuickBooks Online, Actualizar cuentas contables vuelve a leer las cuentas contables de QuickBooks. Necesita tu propia conexión. En Holded, vuelve a leer las cuentas contables y las etiquetas, y necesita una clave guardada.
• En el ERP universal, Importar cuentas contables añade cuentas contables desde un archivo o sustituye todo el plan, Añadir cuenta contable añade una cuenta contable con un formulario y Descargar plantilla te da el archivo en blanco.

Después de cualquiera de ellos, un mensaje cuenta lo que cambió y un aviso lista las reglas que ya no encajan. Consulta Conectar QuickBooks Online y Usar el ERP universal.

Debajo están la regla por defecto, que vale para todas las categorías, y las reglas por categoría, que cambian las cuentas contables solo de algunas categorías. Estas reglas no tienen orden, a diferencia de las de la página Reglas: una categoría pertenece a una sola regla.

Configuración

Cada opción se guarda al cambiarla. Deciden si un documento se envía o no, y qué viaja con él. Una regla decide a qué cuenta contable va una línea.

Sincronización

Elige un rango de fechas. La pestaña lee lo que escribiría ese rango, en la moneda de la contabilidad de la empresa, y cuenta los documentos por estado: listos, ya en el ERP, rechazados, ignorados y bloqueados. Enviar a QuickBooks Online escribe los documentos listos después de que confirmes. Necesita tu propia conexión: la pestaña muestra el informe a todos, y el botón está desactivado para quien no está conectado. En Holded, el botón necesita una clave guardada y está desactivado mientras no haya ninguna. En el ERP universal, Exportar para importar escribe los documentos listos como archivo, y no se envía nada.

Depuración

La pestaña muestra cada transacción dos veces: En Conta, como movimientos, y En QuickBooks Online, como líneas del asiento. En el ERP universal, la segunda lectura lleva el nombre del ERP universal. La pestaña funciona antes de conectar una empresa. Así puedes revisar la contabilidad antes de enviar nada.

Desconfigurar el ERP

Desconfigurar ERP, arriba a la derecha de la página, elimina todo lo que Conta guarda del ERP: el vínculo con la empresa o la configuración, las reglas de sincronización, el plan de cuentas, el registro de los documentos enviados, las conexiones de las personas, las credenciales de la app de QuickBooks Online, la API key y la configuración del ERP. Después, ERP en el menú lateral vuelve a mostrar las tarjetas y puedes configurar cualquier ERP. Solo una persona con acceso total ve el botón. No elimina nada en el ERP, y los archivos que ya exportaste no cambian. Consulta Conectar QuickBooks Online, Conectar Holded y Usar el ERP universal. La API key de Holded se elimina en Conta y sigue activa en Holded hasta que la borres allí.

Dónde más aparece el ERP

Mientras la organización tenga una empresa de QuickBooks Online o Holded configurada, la página Transacciones tiene una columna ERP con el estado de cada fila en ese ERP. El ERP universal no añade ninguna columna. Consulta La página Transacciones.