Conectar Holded

Conta Finance envía tu registro a Holded como asientosEl registro de una transacción en el sistema contable: un cargo y un abono por cada movimiento.. Conectas Holded con una API key, no con una página de inicio de sesión. La clave es de toda la organización: una sola clave, guardada una vez, y cualquier persona con acceso Lectura y edición envía con ella. La conexión es el primer paso. Después, asignas las categorías a cuentas contables y luego envías un rango de fechas.

Antes de empezar

• Necesitas acceso Lectura y edición a la organización. Con acceso Solo lectura, puedes abrir la página ERP, pero no puedes conectar ni desconectar. Consulta Roles y niveles de acceso.
• Para cambiar de empresa, necesitas acceso total. Consulta Cambiar de empresa.
• Solo se puede configurar un ERP. Si QuickBooks Online o el ERP universal ya están configurados, una persona con acceso total debe desconfigurarlo antes.
• Necesitas un usuario de Holded que pueda crear tokens de API. Una API key de Holded es de la cuenta de Holded (la empresa), no de una persona.
• La organización envía a una sola empresa de Holded, la de la clave.

Crear el token de API en Holded

Conectar la clave

Captura pendienteEl formulario de conexión de Holded en la pestaña Reglas, con los permisos que necesita la clave, el campo API key con su botón para mostrarla, la moneda de la contabilidad y el nombre de la empresa

Conta envía la clave a Holded para comprobarla. Si Holded la acepta, un mensaje dice que Holded está conectado. Si no, el mensaje dice por qué y Conta no guarda nada:

• Holded no conoce la clave. Comprueba que la copiaste entera y que nadie la borró en Holded.
• A la clave le falta un permiso. El mensaje lista los permisos que debes dar al token.
• La organización ya tiene una clave. Desconecta primero y después vuelve a conectar.

Debajo del mensaje, Conta muestra lo que respondió Holded, con sus propias palabras.

Qué muestra la tarjeta de conexión

La tarjeta de la parte superior de la pestaña Reglas muestra lo mismo a todas las personas:

• Hay una clave guardada. La tarjeta muestra el nombre de la empresa, el día en que se conectó la clave, la moneda de la contabilidad y los últimos cuatro caracteres de la clave, como API key que termina en ••••1234. Una persona con acceso Lectura y edición ve además Desconectar.
• La empresa está definida y la clave se desconectó. Una persona con acceso Lectura y edición vuelve a ver el formulario, con el nombre y la moneda que se conservaron. Una persona con acceso Solo lectura ve que no hay ninguna clave guardada.
• Nada está configurado. Una persona con acceso Lectura y edición ve el formulario. Una persona con acceso Solo lectura ve que Holded no está conectado.

Conta nunca muestra la clave entera y no la vuelve a mostrar después de conectar. El formulario siempre está vacío.

Nadie necesita una conexión propia. Con una clave guardada, cualquier persona con acceso Lectura y edición puede actualizar las cuentas contables y enviar. La columna ERP y el filtro ERP de la página Transacciones siguen la misma clave.

Leer el plan de cuentas

Justo después de conectar, Conta aún no ha leído nada de Holded. Las reglas eligen de una copia de las cuentas contables, así que alguien debe leerlas primero.

Conta lee dos listas de Holded:

• Las cuentas contables. El id de una cuenta es su número, como 57200001. Holded no dice si una cuenta es de activo, pasivo o gasto, así que Conta lo deduce del número, con el Plan General Contable (PGC). Cada casilla de una regla ofrece entonces solo las cuentas que van en su lado de la contabilidad. Conta no clasifica las cuentas que pueden estar en cualquiera de los dos lados, como la 551 y la 559, ni las de los grupos 8 y 9. Ninguna casilla las ofrece. Si tu empresa usa una numeración propia, algunas cuentas pueden no aparecer en las casillas.
• Las clases. Son las etiquetas de tu cuenta de Holded. Una regla puede marcar sus líneas con una etiqueta. Si a la clave le falta account:tags.read, o la cuenta no tiene etiquetas, la lista queda vacía.

Vuelve a seleccionar Actualizar cuentas contables cuando añadas, renombres o archives una cuenta, o cuando añadas una etiqueta en Holded. Una actualización sustituye la copia. No cambia tus reglas. Si una regla nombra una cuenta que ya no existe, la regla se queda como está, un aviso la lista y sus documentos quedan bloqueados hasta que elijas otra cuenta.

Cómo queda un asiento enviado en Holded

Un documento que envías se convierte en un asiento del libro diario de Holded. Dos cosas son distintas de QuickBooks Online:

• No hay enlace al asiento. Holded no tiene una página para un solo asiento, así que la pestaña Sincronización no muestra ningún enlace para abrirlo. Conta escribe la referencia del documento al principio de las notas del asiento. En Holded, busca esa referencia para encontrar el asiento.
• Holded numera el asiento por su cuenta. Conta no puede fijar el número, así que la pestaña Sincronización muestra el id que dio Holded en lugar de un número de documento.

Holded no tiene entorno de pruebas. Una clave siempre apunta a una empresa real, así que cada envío escribe asientos reales.

La cuota de la API de Holded

Cada llamada a Holded cuenta contra la cuota de tu plan de Holded. Un plan pequeño permite pocas llamadas al mes, y una actualización y un envío usan varias. Cuando se agota la cuota mensual, Holded rechaza todas las llamadas hasta que se renueve. Un mensaje te avisa cuando pasa, y dice que lo intentes de nuevo cuando se renueve la cuota o que pases a un plan con más cuota. Si haces demasiadas llamadas en un minuto, el mensaje da los segundos que debes esperar, y el siguiente envío puede intentarlo de nuevo.

Cuando Holded rechaza un envío por el límite, Conta se detiene ahí. No intenta los documentos que quedan y no los marca como rechazados. El resultado dice cuántos quedan y cuánto debes esperar. Vuelve a seleccionar Enviar a Holded pasado ese tiempo, y el envío continúa desde el primer documento que no se envió.

Cuando no se conoce el resultado de un envío

A veces Holded puede crear un asiento y la respuesta se pierde: se corta la conexión, se agota el tiempo de espera, o Holded responde con un error o con un mensaje que Conta no puede leer. Conta no puede saber si el asiento existe, y Holded no detecta duplicados. Por eso Conta no vuelve a enviar ese documento por su cuenta. Se queda en la vista Error con un mensaje que te indica revisar el libro diario en Holded.

1. En Holded, abre el libro diario y busca la referencia del documento.
2. Si el asiento está, déjalo. Si no está, en la vista Error selecciona Retirar este intento para que el siguiente envío lo vuelva a escribir en el documento y luego Retirar el intento. No se borra nada en Holded.
3. Vuelve a seleccionar Enviar a Holded. Conta envía el documento una sola vez.

No retires el documento antes de revisar. Un nuevo envío crea un segundo asiento.

Desconectar

Qué cambia:

• Conta elimina la API key, para toda la organización. Nadie puede actualizar ni enviar hasta que se conecte una clave de nuevo.
• La empresa, el plan de cuentas traído, las reglas, la configuración y el registro de los documentos enviados se mantienen. La columna ERP de la página Transacciones también.

Qué no cambia:

• La clave sigue activa en Holded. Holded no tiene ninguna llamada para revocar una clave. Si nadie usa ya la clave, bórrala en Holded, en la misma página de Credenciales.
• Los asientos que ya están en Holded se quedan allí. Desconectar no elimina nada en Holded.

Cambiar la clave

Una clave solo se puede sustituir después de desconectarla. Úsalo cuando la clave se borró en Holded o cuando quieras rotarla.

Esta vez, el formulario muestra el nombre y la moneda de la empresa que Conta conservó. No los pide de nuevo. Después de conectar, un mensaje dice que el nombre y la moneda se quedan como estaban.

Cambiar de empresa

La organización envía a una sola empresa. Para enviar a otra empresa de Holded, cambiar la moneda de la contabilidad o pasar a otro ERP, desconfigura el ERP y vuelve a conectar. Solo una persona con acceso total puede desconfigurar el ERP. Consulta Roles y niveles de acceso.

Si la empresa anterior debe quedar limpia, retira antes sus asientos. En la pestaña Sincronización, selecciona Retirarlo del ERP en cada documento, como explica Enviar al ERP. Después de desconfigurar, Conta no conserva ningún registro de esos asientos, así que no puede retirarlos por ti.

Después, ERP en el menú lateral muestra una tarjeta para cada ERP. El primer rango que envíes a la empresa nueva escribe todos los documentos de nuevo.