Conectar QuickBooks Online

Conta Finance envía tu registro a tu sistema contable como asientosEl registro de una transacción en el sistema contable: un cargo y un abono por cada movimiento.. Una organización trabaja con un solo ERP a la vez. Conta se conecta a QuickBooks Online y a Holded. Para cualquier otro ERP, usa el ERP universal, que trabaja con archivos. La conexión es el primer paso. Después, asignas las categorías a cuentas contables y luego envías un rango de fechas.

Antes de empezar

• Necesitas acceso Lectura y edición a la organización. Con acceso Solo lectura, puedes abrir la página ERP, pero no puedes conectar, actualizar ni desconectar. Consulta Roles y niveles de acceso.
• Para cambiar de empresa, necesitas acceso total. Consulta Cambiar de empresa.
• Solo se puede configurar un ERP. Si Holded o el ERP universal ya están configurados, QuickBooks Online rechaza la conexión hasta que una persona con acceso total desconfigure el ERP.
• Necesitas un usuario de QuickBooks Online que pueda dar a una app acceso a la empresa.
• Necesitas una app propia en Intuit, en el portal de desarrolladores developer.intuit.com. Conta Finance se conecta a través de esa app, así que introduces una sola vez su ID de cliente y su secreto de cliente. Consulta Introducir las credenciales de la app.
• Una organización envía a una sola empresa de QuickBooks Online. La primera persona que se conecta la elige. Todas las demás se conectan a la misma empresa.
• Cada persona se conecta con su propio usuario de Intuit. Conta envía cada documento con la conexión de la persona que selecciona Enviar a QuickBooks Online, nunca con la de otra persona.

Introducir las credenciales de la app

Conta Finance se conecta a QuickBooks Online a través de una app que tu organización registra en Intuit. Las credenciales de esa app pertenecen a toda la organización: una persona las introduce una vez y todas las personas se conectan a través de ellas. Conta no las lee de un ajuste del servicio. Si tu organización ya se conectó a QuickBooks Online antes y la pestaña Reglas ahora te pide las credenciales, introdúcelas una vez. Si introduces el mismo ID de cliente que antes, las personas que estaban conectadas siguen conectadas.

Conta guarda el secreto cifrado y no lo vuelve a mostrar. Después de guardar, la sección muestra el ID de cliente, el entorno y que el secreto está guardado. Conectar QuickBooks Online está desactivado hasta que guardes las credenciales.

Para cambiarlas, selecciona Reemplazar credenciales e introduce de nuevo el ID de cliente y el secreto. Un ID de cliente nuevo termina todas las conexiones hechas a través del anterior: cada persona se conecta de nuevo. Un secreto nuevo para el mismo ID de cliente no les cambia nada. Mientras haya una empresa conectada, no puedes cambiar el entorno, porque una empresa sandbox y una empresa real son empresas distintas. Para usar el otro entorno, desconfigura el ERP y vuelve a configurarlo. Consulta Cambiar de empresa.

Conectar la empresa

Los pasos son los mismos para la primera persona y para las siguientes. La primera elige la empresa de toda la organización. Las demás deben elegir esa misma empresa.

Si la conexión funciona, un mensaje dice que la empresa está conectada. Si falla, el mensaje dice por qué y no se conecta nada. Corrige la causa y vuelve a seleccionar Conectar QuickBooks Online.

Si eliges otra empresa distinta de la de la organización, Conta lo rechaza. El mensaje nombra la empresa de la organización y el id de la que elegiste, y no se guarda nada. Conta también pide a Intuit que revoque el acceso que acabas de dar. Vuelve a conectarte y elige la empresa que nombra el mensaje.

Si la pestaña Reglas dice QuickBooks Online no está configurado, el servicio aún no puede guardar secretos y por eso no puede guardar las credenciales. Escribe a [email protected].

Qué muestra la tarjeta de conexión

Debajo de la sección de credenciales, la tarjeta de conexión de la pestaña Reglas muestra la empresa de la organización. Todas las personas ven la misma empresa. Lo que ofrece depende de si estás conectado:

• Estás conectado. La tarjeta muestra Desconectar. El botón Actualizar cuentas contables está en la tarjeta Plan de cuentas, justo debajo.
• La organización tiene una empresa y tú no estás conectado. La tarjeta dice que no tienes una conexión propia y ofrece Conectar QuickBooks Online. Puedes leer las reglas, el informe y los asientos, pero no puedes actualizar las cuentas contables ni enviar hasta que te conectes.
• Nadie se ha conectado todavía. La tarjeta ofrece Conectar QuickBooks Online y dice que la empresa que elijas pasa a ser la de toda la organización.

Con acceso Solo lectura, la tarjeta muestra la empresa y no ofrece ningún botón. Para cambiar de empresa, consulta Cambiar de empresa.

Cuando estás conectado, la tarjeta muestra:

• el nombre de la empresa, con una insignia production o sandbox;
• el día en que te conectaste;
• la moneda en la que la empresa lleva su contabilidad;
• el id de la empresa en QuickBooks.

La tarjeta Plan de cuentas que está debajo dice cuándo leyó Conta por última vez los datos del ERP.

Leer el plan de cuentas

Justo después de la primera conexión, Conta aún no ha leído nada de QuickBooks. Las reglas eligen de una copia de las cuentas contables de la empresa. Por eso alguien tiene que leerlas primero. La copia es compartida: cuando una persona la actualiza, todas ven los datos nuevos. Para actualizar tienes que estar conectado. Sin tu propia conexión, Actualizar cuentas contables está desactivado, y al pasar el cursor por él dice que te conectes primero.

La tarjeta muestra cuántas cuentas contables y clases tiene Conta, y el día en que las leyó por última vez.

Conta lee dos listas de QuickBooks:

• El plan de cuentas. Cada cuenta contable conserva su tipo de cuenta de QuickBooks. Así, cada hueco de una regla ofrece solo las cuentas contables del lado de la contabilidad que le corresponde. Las cuentas contables inactivas no se ofrecen.
• Las clases. Una regla puede etiquetar sus líneas con una clase. Si la empresa no usa clases, la lista está vacía.

Al conectar, Conta también lee el nombre de la empresa y la moneda de su contabilidad.

Cuándo volver a actualizar

Conta no lee QuickBooks de forma periódica. Vuelve a seleccionar Actualizar cuentas contables cuando:

• añades, renombras o desactivas una cuenta contable en QuickBooks;
• añades o cambias una clase;
• la pestaña Sincronización dice que la cuenta contable que eligió una regla ya no está en el plan de cuentas leído.

Una actualización sustituye la copia. No cambia tus reglas. Si una regla indica una cuenta contable de QuickBooks que ya no existe o está inactiva, la regla se queda como está y un aviso la lista. Los documentos que necesitan esa cuenta contable quedan bloqueados hasta que eliges otra.

Si la conexión caduca

Si un mensaje dice que la conexión ha caducado, ha caducado tu conexión. Las conexiones de las demás personas no se ven afectadas. Vuelve a conectar la empresa:

Tus reglas y el plan de cuentas leído se conservan. No tienes que volver a configurarlos.

Desconectar

Qué cambia:

• Conta pide a Intuit que revoque tu acceso a la empresa y olvida tu conexión. Las conexiones de las demás personas se conservan.
• La empresa de la organización se conserva, aunque no quede nadie conectado. Una conexión a otra empresa sigue rechazándose, hasta que una persona con acceso total cambie de empresa.
• El plan de cuentas leído, las reglas y la configuración se conservan. Si vuelves a conectar la misma empresa, no tienes que configurar nada.
• La columna ERP y el filtro ERP de la página Transacciones se conservan. Siguen a la empresa de la organización, no a tu conexión.
• La pestaña Sincronización sigue mostrando el rango, pero Enviar a QuickBooks Online está desactivado para ti hasta que vuelvas a conectarte.

Qué no cambia:

• Los asientos que ya están en QuickBooks se quedan allí. Desconectar no elimina nada en QuickBooks.
• Conta conserva su registro de lo que envió. Esos documentos siguen apareciendo como Sincronizado en la pestaña Sincronización.

Cambiar de empresa

La organización envía a una sola empresa. Para enviar a otra, desconfigura el ERP y vuelve a conectar. Úsalo para pasar de una empresa sandbox a tu empresa de producción, o para corregir una empresa elegida por error. Los mismos pasos sirven para pasar de QuickBooks Online al ERP universal. Solo una persona con acceso total puede desconfigurar el ERP. Consulta Roles y niveles de acceso.

Si la empresa anterior debe quedar limpia, retira antes sus asientos. En la pestaña Sincronización, selecciona Retirarlo del ERP en cada documento, como explica Enviar al ERP. Después de desconfigurar, Conta no conserva ningún registro de esos asientos, así que no puede retirarlos por ti.

Conta elimina todo esto a la vez. Si algo falla, no elimina nada:

• el vínculo con la empresa de la organización;
• el registro de los documentos enviados a QuickBooks y de los que QuickBooks rechazó;
• la regla por defecto y las reglas por categoría;
• la copia del plan de cuentas y de las clases;
• la conexión de cada persona;
• las credenciales de la app: el ID de cliente y el secreto de cliente cifrado;
• la configuración del ERP, que vuelve a sus valores por defecto.

Después, Conta pide a Intuit que revoque el acceso de cada persona. Si Intuit lo rechaza, el cambio se mantiene. Quien quiera quitar el acceso en Intuit puede hacerlo desde su cuenta de Intuit. Un envío que estaba en marcha cuando confirmaste se detiene.

Después, ERP en el menú lateral muestra una tarjeta para cada ERP. Luego:

El primer rango que envíes después del cambio escribe todos los documentos otra vez, porque la empresa nueva no tiene registro de nada enviado.