Usar el ERP universal

El ERP universal es para un sistema contable al que Conta Finance no se conecta, como Xero, Sage u Odoo. Holded tiene su propia conexión: consulta Conectar Holded. No se le envía nada. Importas tu plan de cuentas, las reglas de sincronización indican a qué cuenta contable va cada asientoEl registro de una transacción en el sistema contable: un cargo y un abono por cada movimiento. y exportas el diario como archivo. Después importas ese archivo en tu ERP a mano.

Los dos formatos de archivo, el del plan de cuentas y el del diario, son propios de Conta. Es posible que tu ERP te pida cambiar algunas columnas antes de aceptar el archivo del diario.

Antes de empezar

• Para configurar el ERP universal, importar o añadir cuentas contables y cambiar las reglas, necesitas acceso Lectura y edición. Con acceso Solo lectura, puedes descargar la plantilla, leer las pestañas y exportar el archivo. Consulta Roles y niveles de acceso.
• Para desconfigurar el ERP, necesitas acceso total.
• Ten a mano el plan de cuentas de tu ERP, en una hoja de cálculo.
• Una organización trabaja con un solo ERP a la vez. Mientras QuickBooks Online o Holded están configurados, el ERP universal rechaza la configuración hasta que una persona con acceso total desconfigure el ERP.

Configurar el ERP universal

Captura pendienteLa página ERP con una tarjeta para QuickBooks Online y otra para el ERP universal, cada una con su estado

La moneda decide cómo valora Conta cada importe del archivo. No se puede cambiar después. Para cambiarla, desconfigura el ERP.

Hasta que selecciones Usar el ERP universal, puedes seleccionar Todos los ERP en la parte superior de la página para volver a las tarjetas. Después, ERP en el menú lateral abre el ERP universal directamente.

Importar el plan de cuentas

Captura pendienteLa ventana Importar cuentas contables con la elección entre añadir y sustituir, la guía de las columnas y la zona donde se suelta el archivo

Puedes importar un archivo CSV o un archivo de Excel. El archivo puede pesar hasta 5 MB y tener hasta 50 000 filas. Conta lee el formato por el contenido del archivo, no por su nombre. Un archivo de Excel tampoco puede tener nada por debajo de la fila 50 000 ni a la derecha de la columna BL, ni siquiera una celda vacía que solo tiene formato. Si lo tiene, elimina las filas que hay debajo de tus datos y las columnas que hay a su derecha, guarda el archivo e impórtalo otra vez.

Conta también lee Revenue en lugar de Income, las formas en plural y las palabras en español Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso y Gasto. Las mayúsculas y los espacios de más no importan.

Conta también lee los nombres de tipo que usan QuickBooks Online, Xero y sistemas parecidos, como Other Current Assets, Accounts Payable (A/P), Credit Card, Other Income, Cost of Goods Sold o Direct Costs. Busca estas palabras en el nombre: receivable, prepaid, asset, inventory (activo); liability, payable, credit card, loan (pasivo); equity (patrimonio); income, revenue, sales (ingreso); expense, cost, overhead (gasto). Bank y Bank Accounts son activos. Cuando un nombre contiene las palabras de dos tipos, gana la primera de esta lista: equity, después receivable o prepayment (activo), después un pasivo, después un activo, después un gasto y por último un ingreso. Por ejemplo, Income Tax Expense es un gasto y Loan Receivable es un activo. Si un nombre no tiene ninguna de estas palabras, la importación se detiene y el mensaje lista las palabras que Conta lee. En ese caso escribe una de las seis palabras simples.

Una fila con el código EXAMPLE se omite. La plantilla, leída tal cual, contiene una cuenta de cada tipo y una clase, así que es un plan de cuentas válido.

Conta lee el archivo entero o nada. Si una fila es incorrecta, un mensaje indica la fila y la columna, y se conserva el plan de cuentas que tenías. Corrige la celda y vuelve a importarlo.

Cuando la importación funciona, un mensaje cuenta lo que cambió: las cuentas contables y las clases que añadió, actualizó y eliminó.

Añadir cuentas contables nuevas o sustituir el plan

Cuando tu ERP tiene unas pocas cuentas contables nuevas, importa un archivo solo con ellas. Añadir cuentas contables nuevas es la opción por defecto:

• Una cuenta con un código nuevo se añade.
• Una cuenta con un código que ya tienes se actualiza con los datos del archivo.
• No se elimina ninguna cuenta, así que una regla nunca pierde su cuenta.

Sustituir todo el plan hace que el archivo pase a ser tu plan de cuentas. Una cuenta que no está en el archivo se elimina. La ventana lo avisa. El mensaje indica cuántas cuentas contables se añaden, se actualizan y se eliminan.

Una regla conserva su cuenta si el código sigue igual. Si un plan nuevo deja a una regla sin poder contabilizar, un aviso lista la regla y los huecos. La causa es una de tres: el código no está en el archivo nuevo, la cuenta está ahora inactiva, o su tipo ya no encaja con el hueco (por ejemplo, una cuenta que era un gasto ahora es un activo). Conta no cambia la regla. Los documentos que necesitan esa cuenta quedan bloqueados en la pestaña Sincronización, y cada uno dice por qué. Elige otra cuenta en la regla para desbloquearlos.

Añadir una cuenta contable a mano

Cuando necesitas una sola cuenta contable, no hace falta un archivo.

El formulario lee los campos igual que el archivo. Si un campo es incorrecto, el mensaje aparece bajo ese campo. Si el plan ya tiene el código, el formulario lo rechaza: una cuenta que añades nunca se cambia por error. Para cambiar una cuenta que existe, importa un archivo con el mismo código.

Las reglas pueden elegir la cuenta nueva al momento.

Asignar las cuentas con las reglas

Las reglas funcionan igual que en QuickBooks. Cada hueco de un asiento va a una cuenta de tu plan de cuentas, y cada selector ofrece solo las cuentas que su hueco acepta. Sigue Asignar categorías a cuentas contables.

Hasta que el plan tenga cuentas contables, la pestaña dice que todavía no hay plan de cuentas, y no puedes guardar una regla.

Exportar el diario

Captura pendienteLa pestaña Sincronización del ERP universal con el rango, las cifras, los documentos bloqueados y el botón Exportar para importar

El botón está desactivado mientras ningún documento del rango esté listo. Pasa el cursor por él para leer por qué. Un rango con más de 5 000 transacciones se rechaza, porque un informe no puede leerlo entero. Elige un rango más corto y expórtalo por partes.

El archivo contiene una fila por cada línea del asiento. Cada documento cuadra.

Los encabezados del archivo se quedan en inglés en los dos idiomas, porque son el contrato del archivo.

• Los documentos van en orden de fecha. El documento más antiguo va primero. Dos documentos del mismo día se ordenan por Journal No. En el archivo de Excel, los importes muestran dos decimales.
• Solo los documentos listos están en el archivo. Un documento bloqueado o ignorado no lo está. El archivo de Excel los lista en una segunda hoja llamada Not exported, con el mismo número en Reference, el hash al lado y el motivo. Un archivo CSV contiene solo el diario.
• El formato de números sigue a tu organización. Con punto decimal, el CSV separa las columnas con comas. Con coma decimal, las separa con punto y coma. El archivo nunca agrupa los dígitos.
• Un CSV protege el texto que escribiste. Una hoja de cálculo lee como fórmula el texto que empieza con =, +, - o @. En un archivo CSV, Conta pone un apóstrofo antes de ese texto en todas las columnas de texto, por ejemplo Account Name, Memo o Transaction Hash. Un importe no lleva apóstrofo. El archivo de Excel no necesita apóstrofo.
• La exportación no marca nada. Si exportas el mismo rango dos veces, obtienes el mismo archivo. Conta no sabe qué archivos importaste, así que importa cada rango una sola vez.

El botón Exportar revisión que está al lado escribe un informe de dos hojas para leer el rango, no para importar: el resumen por cuenta y cada línea con su asignación. No tiene la hoja Post-Sync, porque desde el ERP universal no se envía nada. Consulta Enviar al ERP.

Qué es distinto de QuickBooks Online

• Nada se conecta y nada se envía. La página no tiene Conectar QuickBooks Online, Conectar Holded, Actualizar cuentas contables ni Enviar a QuickBooks Online.
• Un documento nunca queda sincronizado. La pestaña Sincronización no tiene vistas de documentos sincronizados o cambiados, ni deshacer.
• La pestaña Depuración muestra cada transacción como las filas del archivo. Consulta Revisar un asiento antes de enviarlo.
• La página Transacciones no tiene columna ERP para el ERP universal.

Desconfigurar el ERP

Para cambiar la moneda, empezar con una configuración limpia o pasar a otro ERP, selecciona Desconfigurar ERP arriba a la derecha de la página. Necesita acceso total.

Los archivos que ya exportaste no cambian. No cambia nada en tu ERP. QuickBooks Online y Holded no se tocan. Después, ERP en el menú lateral vuelve a mostrar una tarjeta para cada ERP y puedes configurar cualquiera.

Si tu ERP no acepta el archivo

Conta no promete que el archivo encaje con la importación de tu ERP. Las columnas son propias de Conta. Abre el archivo en una hoja de cálculo, cambia el nombre o el orden de las columnas para que coincidan con la plantilla de importación de tu ERP y guárdalo. Journal No tiene 19 caracteres en una transacción. El hash completo está en la columna Transaction Hash, así que siempre puedes encontrar la transacción.